İleti Yönetim Sistemi'nin Amaç ve Faydaları

İleti Yönetim Sistemi Nedir? Amaç ve Faydaları

Günümüzde rekabet ortamında birçok ticari işletme pazarlama yöntemlerini kullanarak rakiplerinin önüne geçmeye çalışmaktadır. Farklı birçok pazarlama yöntemi arasında son zamanların en çok tercih edilen pazarlama yöntemi ise ticari elektronik ileti gönderimidir. Ticari elektronik ileti gönderilerinin her geçen gün artması ve kontrolsüz bir şekilde göndermesi ise tüketici tarafından rahatsız edici bir duruma gelmeye başlamıştır. İleti yönetim sistemi ise tam olarak bu ihtiyaca yönelik kurulmuş bir sistemdir. İletim yönetim sistemi ile kişisel verilerin korunması noktasında ortak bir yaklaşım oluşturmak, rahatsız edici boyutlara gelen ticari elektronik iletilere karşı tüketici korumak, istenmeyen ticari elektronik iletilere konusunda ticari işletmelerin ve tüketicinin bilinçlenmesini sağlamak hedeflenmiştir. Bu hedefler doğrultusunda gerekli mevzuatlar hazırlandıktan sonra ise 1 Mayıs 2015 tarihinde yürürlüğe giren 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkındaki Kanun ve Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik gereğince Ticaret Bakanlığı ve Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği, ticari elektronik ile ilgili ihtiyaç duyulan bütün süreçlerin yönetilebildiği İleti Yönetim Sistemi A.Ş.’yi kurarak hizmet vermeye başlamıştır.

1 Mayıs 2015 tarihinde yürürlüğe giren 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun’un hem sonrasında ticari elektronik iletiler ile ilgili uygulamaların bütün detayların belirlenebilmesi için 15 Temmuz 2015 tarihinde ise Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik yürürlüğe girmiştir. Böylece ticari işletmeler yalnızca ilgili mevzuatta belirtilen kurallar doğrultusunda alıcının onayını alarak ticari elektronik ileti gönderebilmektedir. Bu mevzuatlar doğrultusunda kurulan İleti Yönetimi sistemi ise ticari elektronik ileti izinlerinin, bu izinlerin kayıtlarının ve şikayet süreçlerinin yönetilebildiği bir platformdur.

Yazımızın devamında ileti yönetim sistemi hakkında daha detaylı bilgi almanızı sağlayacak ileti yönetim sistemi nedir, iletim yönetim sistemi amacı, faydaları, kayıt yaptırma zorunluluğu, başvuru süreci, çalışma sistemi ve başvuru sürecinde gerekli belgeler hakkında detaylı bilgiler vermeye çalışacağız.

İleti Yönetim Sistemi Nedir?

İleti yönetim sistemi en basit tanımı ile ticari işletmelerin veya gerçek kişilerin ticari elektronik ileti izinlerini tek bir yerde toplamayı hedefleyen aynı zamanda güvenlik standartları bulunan web tabanlı bir veri tabanı platformudur. Günümüzde birçok ticari işletme veya gerçek kişiler, verdikleri hizmetleri veya ürünlerinin pazarlamasını yapmak ve böyle rekabet ortamında ön plana çıkabilmek için mevcut tüketicilerine veyahut potansiyel tüketicilere çağrı merkezi, telefon, SMS hizmeti, ses kaydı sağlayan sistemler, elektronik posta ya da otomatik çağrı sistemleri aracılığı ile ses, görüntü veya veri içerikli iletiler göndermektedir. İleti Yönetim Sistemi ise aslında bu iletiler için bir nevi onay mekanizması olarak kurulan bir sistemdir. İleti Yönetimi Sistemi üzerinden tüketicilere gönderilen söz konusu ticari elektronik iletiler ile ilgili onay alınmasına, reddedilmesine veya bu süreçler ile ilgili ticari işletmeler hakkında yapılan şikayet süreçlerinin nasıl sonuçlanacağına dair bütün süreçlerin takibine olanak sağlayan bir sistemdir.

İleti Yönetim Sistemi’ni son zamanlarda daha da önemli hale getiren ise 4 Ocak 2020 tarihli Resmi Gazete ile yürürlüğe giren Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik’tir. Söz konusu yönetmeliğe göre ticari elektronik ileti göndermek isteyen ticari işletmelere ve kişilere bu işlemi gerçekleştirebilmek için İleti Yönetim Sistemi’ne kayıtlı olma zorunluluğu getirilmiştir. İleti Yönetim Sistemi’ne kaydolma zorunluluğunun yanı sıra her bir ticari işletme veya gerçek kişi ticari elektronik ileti gönderebilmek için tüketicilerden aldığı bütün alıcı onaylarını İleti Yönetim Sistemi’ne kaydetmek zorundadır.

7061 sayılı Bazı Vergi Kanunları ile Diğer Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun’un 25 117.maddesi ile 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun’un 11.maddesine 4.fıkra hükmü eklenerek ise ticari elektronik iletiler için tüketicilerin onaylarının alınması ve bu onayların takibinin sağlanması için bir sistemin kurulmasına yönelik düzenleme gerçekleştirilmiştir. Söz konusu düzenleme ise şu şekildedir:

“Bakanlık, ticari elektronik ileti onaylarının alınmasına ve reddetme hakkının kullanılmasına imkan tanıyan bir elektronik sistem kurmaya veya kurdurmaya yetkilidir. Bu Kanun çerçevesinde alınan onaylar Bakanlıkça belirlenen süre içinde sisteme aktarılır. Sisteme aktarılmayan onaylar geçersiz kabul edilir. Alıcılar, sisteme kaydedilen onayları Bakanlıkça belirlenen süre içinde kontrol eder. Bu sürenin bitiminden sonra gönderilen ticari elektronik iletiler onaylı kabul edilir. Alıcılar tarafından reddetme hakkı bu sistem üzerinden kullanılır. Sistemin kurulması, onayların sisteme aktarılması, saklanması, reddetme hakkının sistem üzerinden kullanılması ve sistemin işleyişine ilişkin diğer usul ve esaslar yönetmelikle belirlenir.”

Söz konusu kanunda belirtilen sistem ise Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik’te 04.01.2020 tarihinde gerçekleştirilen getirilen hükümler çerçevesinde “ Ticari Elektronik İleti Yönetim Sistemi” adını almıştır. Ayrıca söz konusu yönetmeliğin 4. Maddesinde yer alan fıkra ile Ticari Elektronik Yönetim Sistemi “Ticari elektronik ileti onayı alınmasına, reddetme hakkının kullanılmasına ve şikâyet süreçlerinin yönetilmesine imkân tanıyan sistem” olarak tanımlanmıştır.

İleti Yönetim Sistemi Amacı

İleti Yönetim Sistemini araştıranların en çok merak ettiği konulardan biri de İleti Yönetim Sistemi’nin amacıdır. İleti Yönetim Sistemi’nin amaçlarını ise kısaca şu şekilde sıralayabiliriz:

-      Hizmet sağlayıcıları, Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun’da ve Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletileri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Yönelik Değişiklik ile belirtildiği üzere ticari elektronik iletiler için iletişim onayı almak zorundadırlar. İleti Yönetim Sistemi sayesinde hizmet sağlayıcılar, SMS hizmeti, elektronik posta ya da arama yolu ile ticari elektronik ileti göndermek için tüketiciden aldıkları onayları saklayarak, gerekli düzenlemeler ile ilgili süreçleri yürütebilirler.

-      Ticari elektronik iletiye söz konusu alıcılar İleti Yönetim Sistemi üzerinden onay ve veya ret haklarını kullanarak, İleti Yönetim Sistemi üzerinden onay ve ret işlemlerini gerçekleştirebilirler.

-      Son olarak ise ticari elektronik iletiler ile ilgili şikayetler İleti Yönetim Sistemi tarafından gerçekleştirilebilir ve şikayet süreçleri yine İleti Yönetim Sistemi tarafından takip edilebilmektedir.

Bütün bu maddeler doğrultusunda İleti Yönetim Sistemi’nin amacını kısaca özetleyecek olursak hizmet sağlayıcılar için tüketicilerden aldıkları bütün onayları saklayabildikleri ve onay ve ret süreçlerini yönetebildikleri bir platformdur. Tüketiciler için ise ticari elektronik iletiler ile ilgili onay ve ret işlemlerini gerçekleştirebilecekleri aynı zamanda kendilerini rahatsız eden veya sorun yaşadıkları ticari elektronik ileti gönderen ticari işletmeleri şikayet ederek, şikayet sürecini takip etmelerini sağlayan bir sistemdir.

İleti Yönetim Sistemi Faydaları

Günümüzde gelişen teknoloji, her alanı farklı şekillerde de olsa bir şekilde mutlaka etkilemektedir. Özellikle günümüzde teknolojinin vazgeçilmezlerinden olan internet neredeyse her sektörde teknoloji uyum süreçleriyle birlikte köklü değişimlere neden olmuştur. Ticari işletmeler açısından bakacak olursa gelişen teknolojiden etkilenen bir alan da pazarlama alanıdır. SMS, elektronik posta ya da elektronik iletişim araçları ile yapılan her türlü iletişimler önemli birer pazarlama aracı haline gelmiştir. Bu durum ticari işletmeler için her ne kadar az maliyetli, mevcut müşteriye veya potansiyel müşteriye ulaşabilecekleri bir kanal olsa da zaman içerisinde birçok ticari işletmenin ticari elektronik ileti göndermesi tüketicileri rahatsız edici boyutlara getirmiştir. Ticari elektronik iletilerin hem ticari işletmeler hem de tüketiciler için rahatsız edici boyutlara ulaşması üzerine 1 Mayıs 2015 tarihinde yürürlüğe giren 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkındaki Kanun ve Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik gereğince Ticaret Bakanlığı ve Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği, İleti Yönetim Sistemi adı verilen sistem kurulmuştur. Düzenlenen yönetmelikler doğrultusunda ise alıcıların elektronik iletişim adreslerine ticari elektronik ileti gönderen bütün hizmet sağlayıcılar İleti Yönetim Sistemi’ne kaydolmak zorundadırlar. Ticari elektronik ileti olarak tanımlanan söz konusu iletiler indirim, hediye, ürün tanıtımı ya da kampanya bilgileri gibi içeriklere sahip bütün SMS, elektronik posta ya da elektronik iletişim araçları ile sağlanan iletileri kapsamaktadır.

Kurulması bir zorunluluktan ziyade bir ihtiyaç haline gelen İleti Yönetim Sistemi hem hizmet sağlayıcılar yani ticari işletmeler hem de alıcılar adı verilen mevcut veya potansiyel müşteriler için birçok fayda sağlamaktadır. Her iki taraf için sağladığı faydalardan kısaca bahsedecek olursak:

Hizmet Sağlayıcılar için:

-      Kendisinden hizmet veya ürün alan müşteriler için ya da potansiyel müşterilerine ulaşmak için birçok ticari işletme veya kişi pazarlama yöntemi olarak ticari elektronik ileti yöntemini sıklıkla tercih etmektedir. Ancak söz konusu ticari işletmenin ticari elektronik ileti gönderebilmesi için mevcut bir sisteminin bulunması gerekir. Bu sistem özellikle küçük işletmeler için maliyetli olabilmektedir. İleti Yönetim Sistemi sayesinde ise maliyeti yeterli olmayan küçük işletmeler bile oldukça düşük maliyetlere ticari elektronik ileti sistemine sahip olabilmektedir.

-      Pazarlama yöntemlerinin her alanında olduğu gibi ticari elektronik ileti yöntemi de rekabet ortamının oluşmasına neden olabilmektedir. İleti Yönetim Sistemi ise yönetmelikler doğrultusunda belirlenen kurallar ile bu rekabet ortamında kurallara uyulmasını sağlamaktadır. Böylece haksız rekabet ortamının oluşmasında son derece önemlidir.

-      İleti Yönetim Sistemi sayesinde hizmet sağlayıcıların bütün gerekli bilgileri İleti Yönetim Sistemi’nde yer alacağı için ticari elektronik iletilerden dolayı alabilecekleri ceza riski daha da azalacaktır.

-      Hizmet sağlayıcılar için İleti Yönetim Sistemi’nin en önemli faydası ise bütün ticari elektronik iletiler belirli kurallara bağlı olacağı için müşterilerin güveni artacak ve buna bağlı olarak ticari elektronik iletiler çok daha etkili bir pazarlama yöntemine dönüşecektir.

Alıcılar için:

-      Ticari işletmeler tarafından kendisine ticari elektronik ileti gönderilen kişiler İleti Yönetim sistemi üzerinden hangi ticari işletmelere onay verdiklerini görebilirler. Böylece istemedikleri durumlarda reddetme haklarını İleti Yönetim Sistemi üzerinden kullanabilirler.

-      Alıcılar ticari elektronik ileti ya da İleti Yönetim Sistemi ile ilgili bütün sorularına İleti Yönetim Sistemi’nin sahip olduğu çağrı merkezi, mobil veya web üzerinden cevaplar bulabilirler.

-      Ticari İşletme tarafından gönderilen ticari elektronik iletiler bazı durumlarda alıcıyı rahatsız edecek boyutlara gelebilmektedir. Bu durumlarda alıcı şikayetlerini İleti Yönetim Sistemi üzerinden ileterek hızlı bir şekilde sonuçlanmasını sağlayabilmektedir.

İleti Yönetim Sistemi'ne Kayıt Yaptırmak Zorunlu Mu?

İleti Yönetim Sistemi hem alıcılar hem de hizmet sağlayıcılar için sağladığı faydaların yanı sıra ticari elektronik iletiler konusunda yaşanan ve yaşanabilecek problemlerin önüne geçilebilmesi Türkiye Cumhuriyeti Ticaret Bakanlığı tarafından kurulması uygun görülen bir sistemdir. 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun ve ilgili mevzuat kapsamına göre İleti Yönetim Sistemi’ne göre reklam veya tanıtım amaçlı ticari elektronik ileti göndermek isteyen ticari işletmelerin veya gerçek kişilerin İleti Yönetim Sistemine kaydolmadan ve alıcıdan onay almadan ticari elektronik ileti gönderebilmesi mümkün değildir. Elektronik cihazlar üzerinden elektronik posta, SMS, telefon araması, kendini yenileyen çağrı merkezi, otomatik arama yapan makineler, akıllı ses kaydedici sistemler ve benzeri bütün ticari elektronik iletileri gönderen bütün ticari işletmeler ve gerçek kişiler İleti Yönetim Sistemi’ne kayıt yaptırmak zorundadır.

İleti Yönetim Sistemi Başvuru Süreci

Ticari elektronik ileti göndermek isteyenlerin İleti Yönetimi Sistemi’ne kayıt yaptırma zorunluluğu nedeni ile en çok merak edilen konulardan biri de İleti Yönetim Sistemi başvuru sürecidir. İleti Yönetim Sistemi’ne yalnızca ticari elektronik ileti göndermek isteyen ticari işletmeler ve gerçek kişiler kaydolabilmektedir. Alıcıların ticari işletmelere veya gerçek kişilere verdikleri onayları görmek, onaylarda değişiklik yapmak ya da ticari elektronik iletiler ile ilgili şikayette bulunabilmeleri için herhangi bir kayıt zorunluluğu bulunmamaktadır.

Bir pazarlama yöntemi olarak ticari elektronik ileti sistemini kullanmak isteyenler İleti Yönetim sistemine kaydolmak istediklerinde ise öncelikle MERSİS kaydına sahip olmalıdırlar. MERSİS ülkemizde hemen hemen her alanda yaşanan e-dönüşüm sürecinin oldukça önemli projeleri arasında yer almaktadır. Ticari işletmelerin sicil kayıtlarının dijital ortamda tutulması amacıyla kurulan MERSİS sistemi en basit anlatımı ile kamu tarafından kullanıma sunulan dört önemli veri tabanından biridir. MERSİS Merkezi Sicil Kayıt İşlemi’nin kısaltmasıdır. MERSİS’te İleti Yönetim Sistemi’ne kaydolurken gerekli bütün bilgiler yer alacağı için ise başvuru sürecinde öncelikle MERSİS kaydı ve bu kayıt doğrultusunda ticari işletme yetkilisi olarak görülen kişiler başvuruda bulunabilmektedir. Bu noktada dikkat edilmesi gereken en önemli nokta ise MERSİS’te yer alan ticari sicil bilgilerinin eksiksiz ve doğru olması gerekliliğidir. İleti Yönetim Sistemi’ne başvuru sürecinin sorunsuz bir şekilde ilerleyebilmesi için başvuru öncesi MERSİS’te yer alan bilgilerin güncelliği ve doğruluğu kontrol edilmelidir. Ayrıca MERSİS kaydı olmayan hizmet sağlayıcılar da gerekli bilgileri ve belgeleri hazırlayıp İleti Yönetim Sistemi’nde yer alan adrese kargo ile göndererek başvuru yapabilirler.

İleti Yönetim Sistemi Nasıl Çalışır?

İleti Yönetim Sistemi’nin çalışma sistemi, hizmet sağlayıcılara ve alıcılar göre farklılık göstermektedir. Bu çalışma sisteminden biraz bahsedecek olursak yapılan düzenlemeler ile ticari elektronik ileti gönderimi yapmak isteyen hizmet sağlayıcıları, alıcılardan aldıkları bütün onayları İleti Yönetim Sistemi’nde saklamalıdır. Böylece hizmet sağlayıcılar pazarlama, kampanya, indirim, promosyon ya da reklam içeriklerin sahip ticari elektronik ileti onaylarını tek bir sistem üzerinden görüntüleyebilirler. Ayrıca bu durum alıcı için de ayrı bir çalışma sistemi barındırmaktadır. Ticari işletmelerin veya gerçek kişilerin alıcıdan aldıkları bütün onayları İleti Yönetim Sistemi’ne yüklemeleri ile alıcı da İleti Yönetim Sistemine girerek verdiği onayları görüntüleyebilir. Böylece herhangi bir ticari işletmeden ya da gerçek kişiden ticari elektronik ileti almak istemediklerinde verdikleri onayı iptal ederek reddedilirler.

Bütün bu veriler doğrultusunda İleti Yönetim Sistemi’nin çalışma sistemini maddeler halinde sıralayacak olursak:

-      Hem ticari işletmeler ve gerçek kişiler hem de alıcılar için ticari elektronik ileti izinlerinin yer aldığı güvenli bir veri tabanı sağlanması,

-      Hizmet sağlayıcılar ve alıcılar için söz konusu ticari elektronik iletilerin tek bir hesaptan kolayca yönetilmesi,

-      Ticari elektronik iletilerin kontrol altında tutulması,

-      Alıcıların ticari elektronik ileti şikayetlerinin daha hızlı bir şekilde işleme alınması ve sonuçlandırılması,

-      Alıcıların onayı doğrultusunda elde edilen iletişim bilgilerinin güvenli bir şekilde saklanması.

İleti Yönetim Sistemi Başvuru Sürecinde Gerekli Belgeler

İleti Yönetim Sistemi’ne başvurmak istediğinizde sizden bazı bilgiler ve belgeler istenecektir. Bu bilgiler ve belgeler ise şu şekildedir:

-      İmza yetkilisinin T.C. kimlik numarası, cep telefonu numarası ve kurumsal elektronik posta adresi,

-      Hizmet sağlayıcının MERSİS numarası ve elektronik imzalı İleti Yönetim Sistemi Temel Hizmetler Kullanım Taahhütnamesi

-      Hizmet sağlayıcının ticari elektronik ileti gönderimi yaptığı markaların tescil belgeleri,

Eğer bir ortaklık söz konusu ise ilk yetkilinin imzaladığı doküman, en az bir yetkili daha tarafından imzalanmalıdır. Ayrıca bütün bunlara ek olarak marka bazında sahip olunan, onaylı ve kayıtlı tüm elektronik iletişim adresleri sayısı da İleti Yönetim Sistemi’ne bildirilmelidir.

Dijiizin ekibi olarak bu yazımızda İleti Yönetim Sistemi ile ilgili en çok merak edilen konular hakkında detaylı bilgiler vermeye çalıştık. Eğer siz de dijital ortamda Açık rıza, Aydınlatma ve ETK metinlerinin hızlı, kolay ve güvenilir bir şekilde zaman damgalı alınıp, ETK metinlerini İleti Yönetim Sistemi’ne aktararak İzini Veri Tabanı oluşturup pazarlama faaliyetlerinizi hukuka uygun şekilde geliştirmek istiyorsanız İleti Yönetim Sistemi iş ortağı lisansına sahip olan Dijiizin’in entegrasyon hizmetlerinden faydalanabilirsiniz. Daha detaylı bilgi alabilmek için sitemizde yer alan iletişim kısmından bizimle iletişime geçebilirsiniz.