VERBİS, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 16. maddesi gereğince, Türkiye'de kişisel veri işleyen veri sorumlularının kayıt olmaları gereken bir sistemdir. Bu sicil, kişisel verilerin nasıl işlendiğini ve kimlere aktarıldığını kamuya açık olarak gösterir. VERBİS, Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından yönetilen online bir sistemdir ve şirketlerin kişisel verilerle ilgili yükümlülüklerini takip etmelerine yardımcı olur.
VERBİS'e kayıt olabilmek için, işletmenizin tüm bilgi varlığını eksiksiz ve güncel bir şekilde belirlemeniz gerekmektedir. Bu süreç son derece sistematik ve planlı bir çalışma gerektirir. Şirketler, belirli kriterlere göre farklı tarihlerde bu yükümlülüklerini yerine getirmek zorundadır. Kayıt süreci tamamlanmadan önce veri envanterinin hazırlanması ve kategorilerin belirlenmesi büyük önem taşır. VERBİS kaydının gerçeği yansıtmaması veya eksik bilgi sunulması durumunda, cezai yaptırımlarla karşılaşılabilir.
Bu kayıt süreci, veri sorumluları açısından hem hukuki hem de teknik bilgi gerektiren bir süreçtir ve organizasyonun yasal yükümlülüklerini yerine getirdiğinden emin olmak için dikkatle yönetilmelidir.
Aşağıda, VERBİS kaydı öncesinde veri sorumluları tarafından hazırlanması gereken veri envanterine ilişkin veri kategorilerini içeren tabloyu bulabilirsiniz. Bu tablo, çeşitli veri kategorilerini ve bu kategorilere örnek olabilecek verileri içerir. Bu envanter, doğru ve eksiksiz bir şekilde hazırlanmalı ve tüm süreç boyunca güncel tutulmalıdır.
Bu kategorilerin her biri, VERBİS kaydı sırasında detaylandırılmalı ve işlenen kişisel verilerin ne tür bilgilere karşılık geldiği açık bir şekilde belirtilmelidir. Böylece, olası yasal ve cezai yaptırımların önüne geçilebilir ve veri sorumlularının yükümlülüklerini yerine getirmesi sağlanabilir.
Veri envanterini oluşturan yukarıda bahsedilen tüm kategoriler için kayıt sırasında tamamlanması gereken çeşitli bilgiler bulunmaktadır.
Bu basamaklar, VERBİS kaydının yapılabilmesi için gerekli olan veri envanteri oluşturma sürecinde dikkate alınması gereken adımları ve veri kategorilerini özetlemektedir. Her bir kategori için, ilgili verilerin işleme amacı, saklama süresi, aktarılacağı kişi grupları ve varsa yabancı ülkelere aktarılacak bilgilerin belirtilmesi gerekmektedir. Bu şekilde, kaydın doğruluğu ve eksiksizliği sağlanabilir, olası hukuki ve cezai yaptırımların önüne geçilebilir.
