İleti Yönetim Sistemi Uyum Sürecinde İşletmelerin Dikkate Alması Gereken 10 Nokta

İleti Yönetim Sistemi Uyum Sürecinde İşletmelerin Dikkate Alması Gereken 10 Nokta

İleti Yönetmi Sistemi, hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişilerin paylaştıkları elektronik ileti onaylarını kaydettikleri ulusal bir sistemdir. Bu sistem ile vatandaşlar yani diğer anlamda hizmet sağlayıcıların iletilerini alan alıcılar da güncel onaylarını bu sistemde görebilir ve yeni ileti almamak istediklerinde bu sistemden ret haklarını da düzenleyebilirler. Peki işletmelerin İYS uyum sürecinde dikkate alması gereken en önemli noktalar nedir?

1. İYS'ye Kayıt Olma Süreci

İYS’ye kayıt olmak için bir form bulunmaktadır. Formda ilk olarak irtibat olunacak kişinin e-posta adresi girilmelidir. İYS tarafından gönderilen doğrulama kodunun forma girilmesi ile kayıt işlemleri başlamaktadır. Hizmet sağlayıcılarının MERSIS numaraları ile kurumdaki yetkili kişinin kimlik numaraları sistemde eşleştikten sonra otomatik olarak doldurulan ön başvuru formu oluşmakta ve otomatik olarak doldurulmayan diğer bilgiler girildikten sonra sistemin ana özelliklerinin kullanımını belirten taahhüd indirilmelidir. Yetkili kişinin elektronik imzası ile imzalandıktan sonra sürecin takip edilmesi için başvuru kodu gelecektir. Sunulan bilgiler ve belgeler doğrulandıktan sonra hizmet sağlayıcıları İYS’yi kullanabilecektir.

2.İleti Gönderimi için Alıcı İzinleri

Ticari elektronik ileti göndermek isteyen hizmet sağlayıcıları alıcılarından fiziksel ortamda imzayla, elektronik ortamda veya ileti yönetim sistemiyle onay almalıdır. Onay alındıktan sonra sisteme yüklemeniz gereken bilgiler: alıcının iletişim adresi, onay verdiği tarih, iletiyi almak istediği iletişim kanalı, alıcı tipi (bireysel/tacir) ve izin kaynağıdır.

3. İzinli Pazarlama Stratejisi 

Alıcıların vermiş oldukları izinle kendi bilgilerine göre karşılaştıkları pazarlamadır. Bu pazarlama yöntemi ile alıcılar, hizmet sağlayıcının reklamlarını almak istediğini belirtmektedir. Genellikle e-mail üzerinden yapıldığı için e-mail marketing olarak da bilinmektedir. Doğum günü kutlama mesajlarının veya e-maillerin alınması izinli pazarlamanın önemli örneklerindendir.

4.Veri Güvenliği ve Kişisel Verilerin Korunması

7 Nisan 2016 tarihinde yürürlüğe giren kanunla birlikte gerçek kişilere ilişkin bilgiler koruma altına alınmıştır. İYS uyum sürecinin en önemli unsurlarından biri de alıcıların bilgilerinin, verilerinin güvenliğinin sağlanmasıdır. Elektronik ortamlarda alınan bilgilerin saklanması ve taşınması sürecinde, bütünlüklerinin bozulmaması, izinsiz erişimlerden korunması veri güvenliğidir.

5.İç Denetimler ve İYS Uyumu İçin Sürekli Eğitim

İç denetim riskleri engellemesi, önlemler alması bakımından hizmet sağlayıcılar tarafından değerlidir. İYS üzerinden alıcıların izinlerinin her gün kontrol edilmesi ve taleplerine göre adımların atılması hizmet sağlayıcılarını hukuki açıdan korumaktadır. İYS uyum sürecinde de sürekli eğitimler ve iç denetim devam ettirilmelidir. Böylelikle hizmet sağlayıcıları sürecin bütün bölümlerinde doğru bir şekilde ilerlemiş olur.

6.İYS Uyum Sürecinde İş Ortakları ve Tedarikçilerle İşbirliği

Hizmet sağlayıcıları, toplu SMS gönderimleri ve e-mail gönderimleri, çağrı hizmeti gibi belirli servisler için iş ortaklarıyla çalışabilirler. İş ortağı, İYS API lisansı kullanım hakkı ile alıcılara İYS entegrasyon hizmeti sunan kurumdur. Hizmet sağlayıcıları, İYS web adresine e-devlet bilgileriyle giriş yaparak İşyerim/Marka Yönetimi sekmesinden Aracı Hizmet Sağlayıcı ekleyebilir. Birden çok iş ortağı sisteme ekleyebilir.

7.Hedef Kitleye Uygun İleti İçeriği ve Gönderim Sıklığı

İleti içeriklerinin hedef kitlenin tercihlerine ve markalarının iletişim diline uygun olması alıcı ile marka arasında kurulacak bağı da güçlendirmektedir. Sıklıkla ileti göndermek alıcıları rahatsız edebileceği gibi gerekli durumlarda ve belirli aralıklarla gönderimlerin yapılması müşteri memnuniyetini arttırmaktadır. İleti içeriği ve gönderim sıklığı için pazarlama stratejisi belirlenebilir.

8.Alıcıların İptal Hakkı ve İptal Süreçlerine Uygunluk

Alıcılar ticari elektronik ileti alma tercihlerini İYS üzerinden değiştirebilir. Alıcı, sistem üzerinden vermiş olduğu onayı kaldırdığında, ret bildirimi veya çıkış hakkını kullandığında hizmet sağlayıcısının ileti gönderimi anlık olarak ya da 3 iş günü içerisinde durdurulur. Hizmet sağlayıcıları, alıcıların ret bildiriminde bulunması için gönderdikleri iletiler içerisinde İYS tarafından sunulan müşteri hizmetleri numarası, kısa mesaj numarası ya da ret bildirimi için URL adresi gibi erişilebilir bir iletişim bilgisi vermelidir.

9.İYS İhlalleri ve Yaptırımları

Hizmet sağlayıcıları yönetmelik gereğince alıcılardan onay almadan İYS üzerinden ticari elektronik ileti gönderemezler. Alınan onayların İYS’ye eklenmesi gerekmekte ve sisteme kaydedilmeyen onaylar geçersiz kabul edilmektedir. İYS uyum sürecinde ihlal edilen başlıklar için idari para cezası ile iletilerin engellenmesi, kaldırılması gibi yaptırımlar uygulanmaktadır.

Dijiizin ekibi olarak bu yazımızda İleti Yönetim Sistemi Uyum Sürecinde İşletmelerin Dikkate Alması Gereken 10 Nokta ile ilgili detaylı bilgiler vermeye çalıştık. Eğer siz de dijital ortamda Açık rıza, Aydınlatma ve ETK metinlerinin hızlı, kolay ve güvenilir bir şekilde zaman damgalı alınıp, ETK metinlerini İleti Yönetim Sistemi’ne aktararak İzini Veri Tabanı oluşturup pazarlama faaliyetlerinizi hukuka uygun şekilde geliştirmek istiyorsanız İleti Yönetim Sistemi iş ortağı lisansına sahip olan Dijiizin’in entegrasyon hizmetlerinden faydalanabilirsiniz. Daha detaylı bilgi alabilmek için sitemizde yer alan iletişim kısmından bizimle iletişime geçebilirsiniz.